Newsletter: ¿Qué es? Guía, definición y ejemplos para 2021

Bienvenido a esta guía completa sobre newsletter. A través de este artículo, responderemos a todas sus preguntas: definiremos con precisión el concepto de newsletter, explicaremos cómo crear uno y a configurarlo paso a paso, con qué herramientas de marketing, y finalmente propondremos algunos ejemplos concretos.

Antes de empezar, debes saber que ilustraremos la mayor parte de lo que diremos con Mailify, plataforma de email & SMS marketing automation. Puedes crear una cuenta y probar la herramienta durante 30 días de forma gratuita y, por qué no, enviar una primera newsletter de prueba después de leer este artículo.

¿Qué es una newsletter? Definición

La palabra newsletter se refiere a una herramienta de comunicación que consiste en el envío de información por correo electrónico a una lista de destinatarios. El contenido de una newsletter tiene como objetivo principal informar y dar a conocer al contacto un tema que le interesa, las novedades del remitente o destacar ofertas comerciales y promocionales.

Las empresas utilizan ampliamente la newsletter para comunicarse con sus clientes y prospectos, lo que lo convierte en una herramienta de marketing y ventas muy utilizada. Este tipo de comunicación tiene la ventaja de ser enviada en masa a un gran número de destinatarios y de ser instantánea.

La newsletter debe enviarse con regularidad: trimestral, mensual, semanal o incluso de forma diaria. La frecuencia de envío (periodicidad) dependerá, por lo general, del contenido planteado.

Desde un punto de vista técnico, la newsletter se crea en formato HTML/CSS y es leído por un software de correo electrónico o webmail para ser mostrado a su destinatario .Sin embargo, también puede aparecer en formato de texto plano en un buzón.

¿Cuánto cuesta una newsletter?

Una de las principales ventajas del envío de newsletters es su costo. O más bien su altísima rentabilidad. Cuando se hace con cuidado, su ROI es mucho mayor que el de todos los demás canales de marketing tradicionales. Eso es lo que reveló un estudio de Litmus sobre 372 profesionales del marketing, con un retorno de la inversión de 38:1, es decir, 38 dólares de ingresos por cada dólar invertido de media.

Entonces, ¿cuánto cuesta realmente una newsletter para una empresa? Evidentemente, se trata de un cálculo casi imposible de realizar. El costo unitario de una newsletter dependerá de muchos factores, incluido el proveedor de servicios utilizado para el envío. Pero en general, el envío de una newsletter es una acción de marketing muy asequible, con un coste por mil absolutamente ridículo si lo comparamos con otras palancas más clásicas.

Las ventajas de la newsletter

Para una empresa o una organización, el uso de newsletter como medio de comunicación reúne muchas ventajas, entre ellas:

  • Una solución fácil de configurar: la creación de una newsletter suele ser muy sencilla y requiere muy pocos, o ningún, conocimiento técnico.
  • Un excelente retorno de la inversión: como se ha mencionado anteriormente en este artículo, la rentabilidad del email marketing, y por tanto de la newsletter, no tiene comparación.
  • Una poderosa herramienta de información y fidelización: la newsletter te permite mantener el contacto con suscriptores, usuarios y clientes, y destacar sus novedades o conocimientos.
  • Una verdadera palanca de ventas: el marketing por correo electrónico en el sentido más amplio es, para muchas empresas, una de las principales herramientas de marketing para vender.

Los diferentes tipos de newsletters y email marketing

Existen diferentes tipos de mensajes de marketing que las empresas utilizan para satisfacer diferentes necesidades. Aquí dejamos una lista exhaustiva que ayudará a orientarse:

Newsletter

Este es el tema de nuestro artículo y, como habrás entendido, el objetivo de la newsletter es transmitir información, consejos y noticias de la empresa a una lista de suscriptores. Se envía con una frecuencia regular (cada lunes, cada mes, cada trimestre, la elección es tuya).

El email de prospección/adquisición

Este tipo de mensaje se envía a una base de datos cualificada y que hayan hecho opt-in. Permite al remitente proponer su solución o su producto a clientes potenciales interesados. Se envía en función de las oportunidades y necesidades estratégicas de la empresa.

Email marketing

En general, las empresas envían correos electrónicos de “marketing” a su propia base de datos con el objetivo final de realizar ventas adicionales o cruzadas, en un proceso de retención de clientes. Estos emails pueden automatizarse o enviarse de una sola vez a un segmento específico de la base de clientes, en momentos clave del año o de la empresa.

Emails de servicio o transaccionales

Son emails enviados automáticamente luego de que el usuario o cliente realice una acción. Algunos ejemplos son los emails de confirmación de pedidos, de restablecimiento de contraseñas, etc. Estos mensajes son esperados por el usuario.

Emails recordatorios

A menudo es aconsejable que el departamento de comunicación haga un seguimiento de sus clientes potenciales o antiguos. Aquí es donde entran en juego los emails de seguimiento. Estos pueden ser totalmente automatizados para garantizar un flujo continuo de recordatorios de marketing, lo que permite volver a explotar los contactos inactivos desde hace un tiempo, pero que podrían estar potencialmente interesados.

¿Qué es una campaña de email?

Una campaña de mailing es un término que hace referencia a la acción de preparar, crear y enviar un email marketing o una newsletter. La campaña de mailing incluye todas las acciones que conducen al envío y más: el análisis estadístico y las fases de seguimiento también pueden considerarse parte de la campaña.

Dentro de un software o una solución profesional de SaaS, el término campaña de mailing se utiliza a menudo para describir una carpeta de envío. Esta carpeta contiene, generalmente, la lista de contactos, el contenido del mensaje, sus parámetros (asunto, remitente, dirección de correo electrónico de respuesta, etc.), así como el acceso a las estadísticas de retorno: tasa de apertura, tasa de clics, tasa de baja de la suscripción, rebotes, etc.

La preparación de una campaña de email marketing es un proceso tanto comercial como de marketing. Comienza con la elección del objetivo, la definición del contenido y el proceso de gestión de las devoluciones, hasta su creación gráfica y editorial. Es fundamental establecer una metodología clara para optimizar el tiempo de puesta en marcha de las campañas de mailing y conseguir una alta rentabilidad.

¿Por qué crear una newsletter?

Simplemente, porque la newsletter es el gancho de comunicación más eficaz e instantáneo de todos. El instituto estadounidense McKinsey estimó que la eficacia del mailing es 40 veces superior a la de Facebook y Twitter juntos, en términos de captación de clientes.

Si se puede relativizar esta cifra utilizada en cada momento, hoy podemos decir que el envío de emails de marketing es extremadamente eficaz. Las evoluciones tecnológicas propuestas por los editores de soluciones permiten que el email mantenga su magnífica relevancia y precisión.

Un ejemplo es el envío predictivo, una tecnología que predice el mejor momento para enviar un mensaje de marketing a un destinatario específico. Estas herramientas se basan en técnicas de análisis inteligente y aprendizaje automático, y activan automáticamente el envío de emails en el mejor momento para cada contacto de una lista.

Entre estas tecnologías inteligentes, también podemos mencionar el seguimiento ocular predictivo, la anticipación antispam o la detección automática de civismo, que hacen del email marketing una herramienta siempre actualizada.

Por otro lado, la sencillez de la configuración de la newsletter es uno de los criterios que lo sitúan entre las mejores soluciones de marketing disponibles. En pocos minutos, es muy sencillo crear una newsletter de la A a la Z sin ningún conocimiento técnico. Además, la red está repleta de tutoriales y artículos de consejos para su éxito.

¿Qué herramienta existen para crear newsletters?

Para crear una newsletter hay que elegir una herramienta. Si tu primer instinto es elegir una combinación de Photoshop y Outlook, estás en el camino equivocado. Outlook, Gmail, Hotmail y sus pares no están en absoluto hechos para la creación y el envío de newsletters profesionales, y esto, por muchas razones.

Por lo tanto, es aconsejable recurrir a una solución profesional de envío de mailing o a un software dedicado al uso del marketing. Hay muchas soluciones en el mercado. Si eres un principiante, te aconsejamos decidirte por una solución europea “todo en uno”, que ofrezca un servicio de atención al cliente accesible que te pueda guiar y acompañar en tu estrategia.

Para ayudarte a elegir la mejor herramienta, hemos elaborado un artículo de síntesis en el que se comparan los 4 programas de newsletter más populares en Europa: Mailify, Sendinblue, Mailjet y el americano Mailchimp.

Este artículo te dará bastantes detalles sobre las diferentes soluciones y te ayudará a tomar una decisión. De todos modos, seguiremos recapitulando aquí nuestra opinión sobre estos cuatro jugadores para no cortarte la lectura. Te invitamos a volver a nuestra comparación más adelante para obtener más detalles.

Nuestra opinión sobre Mailchimp: la herramienta americana de newsletters

Los atractivos precios de Mailchimp, a primera vista, lo convierten en el mayor protagonista del mailing internacional. De hecho, ofrece una versión gratuita de su software para ganarse a las masas.

Si la herramienta en sí es bastante eficaz y completa, hemos detectado muchos fallos que la convierten, en nuestra opinión, en una solución de marketing especialmente difícil de domar y rentabilizar.

De hecho, y a pesar de sus atractivas tarifas, el sistema de facturación de Mailchimp es tanto el número de contactos importados en el software, como el número de emails que envíes. Este método implica un aumento drástico del coste de sus newsletters en cuanto aumenta el número de destinatarios o envías más mensajes de los previstos.

Por otro lado, al ser un jugador 100% americano, surgen dos grandes problemas:

  • Soporte al usuario/cliente sólo está disponible en inglés
  • La ley de Protección de Datos es diferente a la de la Unión Europea. Esto sobre todo en España, donde la AEPD se ha mostrado contraria a la transferencia datos personales internacionalmente de esta empresa, ya que no cuenta con servidores en Europa

La sede de la solución de los chimpancés (su logo es un chimpancé) se encuentra en Estados Unidos, así como sus servidores de envío. De aquí derivan los dos defectos mencionados anteriormente. Si no dominas el inglés, es posible que pases algunos momentos difíciles deambulando por la interfaz, que es muy recargada.

Por otro lado, sus emails enviados a direcciones de correo electrónico francesas (SFR, Orange, Bouygues, etc.) tienen muchas probabilidades de caer en spam

Por último, ¡no hay servicio de atención al cliente disponible por debajo de 300 dólares al mes! Si tienes un problema o te quedas atascado en la aplicación, no tendrás a nadie con quien contactar para obtener información si no pagas lo máximo.

Nuestra opinión sobre Sendinblue: el software de newsletters de bajo costo

Sendinblue es un software de bajo costo creado inicialmente en Francia, pero que desde entonces ha trasladado parte de sus equipos a Asia. El software ofrece una versión de prueba limitada a 300 emails al día y tiene algunas ventajas interesantes, como los emails transaccionales y una fuerte integración con muchas herramientas de marketing externas.

Aunque la aplicación no está exenta de defectos, su cobertura funcional es aceptable. La creación de formularios de inscripción está bien gestionada. Hay algunas deficiencias obvias en términos de ergonomía, especialmente en las herramientas de creación de emails, pero es el precio a pagar por una solución de bajo costo.

En cuanto al servicio de atención al cliente, se puede contactar con Sendinblue por teléfono… en un número de pago. Una lástima para una solución francesa. No esperes pasar más de 5 minutos al teléfono con un asesor, de lo contrario acabarás con una factura superior a tu suscripción al propio software.

Sin embargo, podemos conceder a Sendinblue el hecho de que proporciona acceso a recursos en línea en francés (a diferencia de Mailchimp), una ventaja importante cuando tienes que encontrar una respuesta a tus preguntas por tu cuenta.

Nuestra opinión sobre Mailjet: el especialista en transacciones

Mailjet también es una solución de origen francés. De hecho, de origen, porque la solución ha sufrido la compra por parte de un jugador americano, Mailgun, en 2019. Esta operación supone una reubicación de su infraestructura de enrutamiento en Estados Unidos.

Se ha revelado poca información sobre las consecuencias de esta adquisición en la capacidad de entrega, el cumplimiento del RGPD (Reglamento General de Protección de Datos Personales) y la Ley de Protección de Datos y las consecuencias de la exposición al Cloud Act estadounidense en el seguimiento de los datos personales. Si Mailjet minimiza estas consecuencias en sus comunicados, muchos usuarios nadan en la duda.

Funcionalmente, Mailjet es una aplicación relativamente estándar, aunque ergonómica. Pero la principal diferenciación de la herramienta es la provisión de APIs flexibles que permiten el envío de SMS transaccionales. 

En cuanto a la asistencia, Mailjet ofrece un servicio de atención al cliente accesible por email, así como una formación de tipo coaching sobre la entrega. Pero, en general, se trata de un servicio de atención al cliente minimalista. Teniendo en cuenta los precios “low-cost” que cobra Mailjet, no podemos esperar más.

Nuestra opinión sobre Mailify: una aplicación de alta gama

A diferencia de sus principales competidores, Mailify no juega la evidente carta del “más barato” para seducir a sus clientes. La empresa, con sede en España desde 2010, busca convertirse en el líder europeo del marketing y comunicación digital. Se estima que crecerá en un 50% este 2021.

Al no rebajar su política de precios a toda costa y evitar la carrera hacia lo más barato, Sarbacane ha desarrollado una potente aplicación de marketing unida a un servicio de atención al cliente Premium, disponible y gratuito para todos sus usuarios.

Sarbacane permite la creación y envío de newsletters, SMS marketing, formularios de registro, landing pages de adquisición y ofertas para automatizar sus campañas con un editor de escenarios de automatización muy completo. Las funciones inteligentes completan el paquete: envío predictivo, seguimiento ocular, análisis antispam, detección de civismo… 

La aplicación también ofrece el EmailBuilder, el editor de email más completo del mercado, y probablemente el más exitoso en términos de ergonomía y velocidad.

Por otro lado, los servicios ofrecidos por Sarbacane superan con creces los servicios de sus competidores: número de teléfono gratuito, chat, correo electrónico, seminarios web, formación in situ, soporte y seguimiento personalizado. Hasta la posibilidad de ofrecer los servicios de un coach dedicado. Paralelamente, la empresa ofrece servicios dignos de una agencia de marketing, permitiendo ahorrar tiempo a sus clientes, creando para ellos plantillas profesionales o gestionando de la A a la Z la creación y el envío de sus campañas.

Te invitamos a probar la aplicación Sarbacane, que te da acceso a 500 correos electrónicos, 10 SMS y acceso a las ventajas de su oferta “Premium” de gama media.

¿Cómo crear una newsletter?

La creación de newsletters es un proceso que requiere cierto rigor y metodología. Aquí te daremos los pasos clave que debes asimilar para crear tu propia newsletter, sin necesidad de tener ningún conocimiento técnico de antemano.

Paso 1: Define el objetivo de tu newsletter

Para este primer paso, sólo necesitarás tu cerebro. Debes definir el objetivo que quieres conseguir con tu mailing: ¿quieres informar a tus contactos? ¿Ofrecerles un nuevo producto? ¿Comunicar las fechas de sus próximos eventos?

El resto de tu reflexión vendrá de la definición precisa de tu objetivo inicial. Además, la definición de un objetivo te permitirá controlar su consecución.

Paso 2: Elije el objetivo de tu campaña

En el segundo paso, debes definir tu objetivo. La elección de este último debe provenir lógicamente de la definición de tu objetivo de antemano. La idea es tener una idea precisa de un segmento de la base de datos al que enviar un boletín. Este segmento debe restringir al máximo tu audiencia para obtener una segmentación nítida y relevante.

Cuanto más precisa sea tu orientación, más podrás personalizar el contenido de tus mensajes en función del segmento al que se dirige (añadiendo, por ejemplo, el nombre y el apellido del destinatario). De hecho, la campaña será mucho más eficaz en términos de rendimiento.

Paso 3: Escribe el contenido del email

Ahora vayamos al meollo del asunto. Es hora de empezar a escribir tu newsletter. Obviamente, ya tenías una idea clara de lo que querías escribir cuando tomaste la decisión de crear una newsletter.

Sin embargo, hay algunas reglas que hay que seguir para escribir con éxito el asunto, el mensaje y los call-to-action (llamadas a la acción).

  • El asunto: tómate el tiempo de pensar en el asunto de tu campaña. Esto es lo que provocará la apertura del abonado, o no. Su tasa de apertura es el punto de partida para el éxito de la newsletter. Te aconsejamos que le dediques unas horas y que no lo cojas en el último momento. Y no olvides que, como decía Spinoza, “una idea verdadera debe coincidir con el objeto que representa”.

Id más allá con nuestro artículo: 16 consejos para escribir un asunto que convierta

  • El mensaje: el propio contenido debe estar estructurado. Coloca la información principal del email antes de la línea de flotación, es decir, para que el destinatario no tenga que desplazarse para entender el objetivo.

Utiliza frases cortas, sé directo en tu planteamiento y no te vayas por las ramas. No dudes en navegar por nuestra categoría “Redacción de contenido” para ayudarte a encontrar las estructuras gramaticales adecuadas para cualquiera que sea tu objetivo.

  • Los call to actions (o botones de acción): los CTA son cruciales para que los destinatarios hagan clic en el mensaje y vayan a tu sitio web. Para mejorar el porcentaje de clics, debes pensar en la mejor manera de escribir los botones de llamada a la acción. 

Paso 4: Crear el diseño de la newsletter

La parte gráfica del mailing también es muy importante, tanto por la imagen como por la conversión. Un email marketing suele estar codificado en HTML / CSS. Pero si no sabes nada de eso, sólo necesitas una aplicación con un editor de mensajes HTML que haga el trabajo por ti.

Los editores de mensajes suelen ser muy ergonómicos y fáciles de usar. Su objetivo es hacer que el diseño sea accesible para todos, a menudo utilizando editores de contenido de drag & drop (arrastrar y soltar).

Soluciones como Sarbacane también ofrecen galerías de plantillas de newsletters listas para usar. Es decir, que la estructura del mensaje está lista y que sólo tiene que personalizar el contenido añadiendo, por ejemplo, imágenes, textos o su logotipo.

Para que te haga una idea, este es el aspecto del EmailBuilder de Mailify:

No olvides mantener una coherencia gráfica entre tu sitio web y las comunicaciones por email, pero también una coherencia en cuanto al estilo de redacción y la estructura del contenido.

Paso 5: Enviar la newsletter

Este es el último paso del proceso creativo. Una vez que todo esté listo, es el momento de enviar la campaña. Antes de enviar, debes comprobar algunos puntos cruciales para asegurarte de que no se te olvida nada. Esta es nuestra lista de comprobación:

  • Envía pruebas de su mensaje en diferentes sistemas de mensajería para comprobar su visualización y asegurarte de que no cae en el SPAM
  • Probar la renderización responsiva (en un móvil o una tablet)
  • Prueba cada uno de los enlaces
  • Comprueba que el mensaje no pesa más de 150 Kb. Más allá de eso, el riesgo de recibir spam aumenta. ¡Ten cuidado con los archivos adjuntos!
  • No olvides añadir un encabezado a la newsletter
  • Asegúrate de haber configurado una dirección de correo electrónico de respuesta funcional para recibir y procesar las devoluciones

¿Lo sabías?

Mailify ofrece una funcionalidad de test antispam. Un algoritmo analiza tu newsletter y calcula una puntuación de probabilidad de que tu email llegue a sus destinatarios como spam.

¿Cuál es el mejor momento para enviar una newsletter?

El tema de cuál es el mejor momento para enviar un mailing surge muy a menudo. Aunque no hay reglas estrictas, hay algunas normas comúnmente aceptadas.

Según un estudio realizado por customer.io, el martes es el día con la mejor tasa de apertura, especialmente para el envío de newsletters. Según este estudio, sería más interesante en términos de aperturas enviar newsletters por la tarde, pero más interesante en términos de clics al final del día, o incluso por la noche.

Por nuestra parte, podemos decir, según nuestra experiencia, que el martes y el jueves son los días más populares de la semana. Es decir, son estos días los que más newsletters recibimos en nuestros buzones. Por lo tanto, es interesante plantearse la siguiente pregunta: ¿debes enviar en los días más populares de la semana o, por el contrario, destacar?

Eres tú quien debe realizar pruebas para comprender el comportamiento de tus destinatarios.

La ventaja del envío predictivo

Para facilitarte las cosas, puedes utilizar la función de envío predictivo que ofrecen algunas soluciones inteligentes de email marketing. El envío predictivo es un método de envío de correos electrónicos basado en algoritmos inteligentes que calculan el mejor momento de envío para un destinatario.

Las soluciones que ofrecen esta función recogen la información de apertura de los destinatarios (día, hora), y calculan las mejores probabilidades estadísticas para cada destinatario. La información recogida permite enviar un email en el momento en que el destinatario acostumbra a revisar su correo electrónico. Esta es una excelente manera de optimizar la recepción de tus campañas y de ser leído.

¿Cuándo enviar una newsletter B2B?

A menudo se plantea el tema de cuál es el mejor momento para enviar una newsletter B2B. Aunque las reglas no son particularmente diferentes de las del B2C, no recomendamos enviar newsletters B2B los fines de semana por razones obvias.

Sugerimos que los envíes durante la semana, los martes, jueves o viernes, justo antes de las 14 horas.

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